Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on RCP Software Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 18.5.2018.
Päivitetty 14.1.2022 (Uusi osoite)
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
RCP Software Oy
Y-tunnus: 2704803-9
Osoite: Mustionkatu 2, 20750 Turku
Puhelin: 050 366 3412
Verkkopalvelut: www.rcpsw.com, riot.rcpsw.com/fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Turkka Laakkio; puhelin: 050 366 3412
3. Rekisterin nimi
RCP Software Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
- Maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
- Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja mainonta
- Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi
Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassaolevaan henkilötietolainsäädäntöön, erityisesti:
- Sopimussuhteeseen RCP Software Oy:n ja rekisteröidyn välillä mm. silloin kun rekisteröity on solminut sopimuksen RCP Software Oy:n kanssa
- RCP Software Oy:n oikeutettuun etuun ja RCP Software Oy:n ja rekisteröidyn välillä olevaan asialliseen yhteyteen mm. silloin kun RCP Software Oy käyttää rekisteröidyn tietoja tuotteidensa ja palveluidensa markkinointiin tai mainontaan.
- RCP Software Oy:n lakisääteiseen velvoitteeseen mm. silloin, kun RCP Software Oy säilyttää asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Asiakas voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.
Tietojen säilytysaika: kahden vuoden kuluttua viimeisestä asiakaskontaktista (kuten puhelu, sähköposti, tapaaminen), mikäli kontaktia ei ole, tiedot poistetaan asiakasrekisteristä.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia henkilötietojen keräämisen tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:
Asiakastiedot
- nimi
- Y-tunnus
- asiakasnumero
- juridinen vai fyysinen henkilö
- yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi
käyttökohteen tiedot
- Lähiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
Laskutus ja maksuliikennetiedot
- Laskutusosoitetiedot
- Eräpäivä
- Laskutustapa
- Tilinumero
- Tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä
Edellä mainitut tiedot ovat välttämättömiä RCP Software Oy:n ja asiakkaan välisen sopimuksen täyttämiseksi.
Muut asiakkaan antamat tiedot
- Asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
- Asiakkaiden tyytyväisyystiedot
- Tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvien etujen saamiseksi tarpeelliset tiedot
Edellä mainitut tiedot asiakas voi antaa RCP Software Oy:lle niin halutessaan.
Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot
- Palvelussa suoritetut toimet, kuten vierailut tietyllä sivulla tai haun suorittaminen
- Vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto
- Selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä
- Laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite
- Istunnon aika ja kesto
- Näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
- Yksilöllinen tunniste, kuten eväste- tai laite-ID
- Vuorovaikutus viestinnän kanssa, kuten se, onko asiakas klikannut hänelle lähetettyä sähköpostia
Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot
- Palveluiden käytöstä johdetut tiedot
- Analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja/tai asiakkaan itse antamista tiedoista voidaan johtaa esimerkiksi asiakkaan mahdolliset kiinnostuksen kohteet taikka segmentoida asiakas tietynlaiseen kohderyhmään.
Hankitut tiedot
Edellä mainittujen tietojen päivittämisessä ja täydentämisessä saatetaan käyttää ulkopuolisia tietolähteitä, kuten julkiset rekisterit, henkilötietohakemistot, tiedotusvälineet tai muut internetin hakukoneet tai sosiaalisen median palvelut.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä.
Kaikki asiakkaiden kontaktit RCP Software Oy:n kanssa voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
RCP Software Oy:n asiakasrekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja yhtiön ulkopuolelle ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla.
Tietoihin on käyttöoikeus vain RCP Software Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. RCP Software Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa
säilytetään RCP Software Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on henkilötietolainsäädännön mukaisesti oikeus:
- Tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä taikka vanhentuneen tiedon poistamista lähettämällä tätä koskeva pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna RCP Software Oy:lle, taikka muuttamalla, täydentämällä tai poistamalla itse tietoja sovelluksessa
- Kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ottamalla kirjallisesti tai puhelimitse yhteyttä asiakaspalveluun taikka painamalla sähköisen viestin lopussa olevaa linkkiä
- Estää tai tyhjentää evästeet selaimen asetuksista taikka nollata sovelluksen tunnisteen mobiililaitteen asetuksista evästelausekkeessa tarkemmin kuvatuin tavoin
- Tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolainsäädännön vastaisesi.
10. Yhteystiedot oikeuksien käyttämiseksi:
RCP Software Oy
Osoite: Mustionkatu 2, 20750 Turku
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Tämä tietosuojaseloste on nähtävänä myös RCP Software Oy:n toimitiloissa osoitteessa Mustionkatu 2, 20750 Turku.
11.Tietosuojaselosteen muuttaminen
RCP Software Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. RCP Software Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
RCP Software Oy 2022. Kaikki oikeudet pidätetään.